Все для менеджера по организации мероприятия, конференции.

Ни в одном из учебных заведений не преподают специальность «конференц-менеджер».

Исходя из этого, мы хотим в подробностях описать и объяснить по пунктам направление вида деятельности конференц-менеджера. Что входит в его обязанности, какую он несет ответственность, в каких вопросах он должен быть компетентен.

Для руководителя, который находится в поисках конференц-менеджера, наиболее подходящая кандидатура должна иметь экономическое или филологическое образование.

Чтобы убедится в профессиональных качествах кандидата на рабочее место, его необходимо взять на 2-х недельный испытательный срок. За этот период проявятся не только профессиональные, но и личные качества работника. Будут видны положительные и отрицательные черты поведения и характера, методы подхода к работе, поведение в стрессовых ситуациях, возможность и умение работать под давлением. Способность перерабатывать большие объемы информации, ведь основная задача конференц-менеджера заключается не только в проведении конференции. Ему также необходимо, на начальном этапе, подготовить пакет документов, проработать огромный объем информации, прозвания различные гостиницы и конференц залы, согласовывая всю информацию с заказчиком и руководителем.

В течение испытательного срока, руководитель дает менеджеру пару небольших мероприятий, наблюдая за выполнением, он помогает и направляет действия работника.

Основываясь на результатах работы менеджера по подготовке и проведению этих двух мероприятий, руководитель принимает решение нанимать работника или нет.

При решении в пользу будущего работника, руководитель продолжает дальнейшее обучение менеджера. Обучение условно можно разбить на несколько этапов.

Первый этап. Как вести переговоры с потенциальным заказчиком.

Предположим, что вам позвонил заказчик и заказывает проведение конференции. Какие первые вопросы должен задать менеджер и какую информацию он должен узнать первоочередно.

·         Первый вопрос – это название, контакты, электронный адрес и интернет страничка компании, имя и фамилия ответственного менеджера.

·         Место проведения мероприятия.

Будет ли это в городе, пригороде. Если в городе, то в какой части, центральной или на окраине, в каком районе? Или за городом.

·         Какое количество участников.

·         Состояние конференц зала, оборудование, наличие отопления, кондиционера. Расположение столов – буквой П, круглый стол, театром и т.д.

·         Проживание.

Количество проживающих, длительность проживания, тип и уровень номеров.

·         Питание.

Завтрак, обед, ужин, кофе брейки. Меню. Количество порций. Расписание подачи блюд.

·         Транспорт.

Какие виды транспорта необходимы. Расписание. Количество людей и количество посадочных мест, (если речь идет об автобусах). Легковые автомобили, микроавтобусы. Точное время встречи, к примеру, в аэропорту или ж/д станции. Количество часов, дней пользования автотранспортом.

·         Оборудование

Указывается длительность использования и необходимое количество оборудования для проведения конференции, а также его наименование – мультимедийные проекторы, экраны, микрофоны, наушники, усилители звука, колонки, плазменные панели, принтеры, сканеры, лап топы и т.д.

·         Переводы с/на иностранных языков

Необходимо определить за ранее, какие виды переводов необходимы. Будет ли это устный, письменный или/и синхронный переводы.

·         Канцелярия.

Оговаривается количество блокнотов, ручек, карандашей, маркеров, презентационного материала, сувениров и т.д.

·         Уточнить, из каких источников узнали о вашей компании. Это зависит от того, где вы даете рекламу, размещаете ли сайт в Интернете.

·         По окончанию разговора, необходимо попросить заказчика прислать всю информацию и уже согласованные вопросы в письменном виде. Этот документ должен быть подписан и заверен печатью заказчика.

Второй этап.

После получения Вами документа от заказчика, менеджер начинает детально анализировать заказ.

• Первый шаг – это сбор информации о заказчике. Обычно пользуются информацией расположенной на его Интернет страничке.
• Менеджер должен имеет или создать свой каталог гостиниц, баз отдыха, санаториев с описанием номеров, конференц-залов и ресторанов. В конференц компаниях обычно этот каталог постоянно обновляется. Обычно этот каталог находится в электронном и в распечатанном виде – для удобства в пользовании.
• У каждой компании есть своя форма ведения расчетов для конференции. Желательно, чтобы менеджер разбил предложение на три класса– низкий, средний и высокий. В каждом классе желательно предложить по три варианта гостиницы, конференц зала и т.д, классифицируя их по уровню предоставляемого сервиса. Все расчеты согласовываются с руководителем и в течении трех часов с момента поступления заказа предоставляются заказчику. Как правило, заказчик предпочитает работать с теми, кто будет первым и предложит более разнообразный подход к его запросу, имея несколько альтернативных вариантов. В том случае, когда заказчик выбрал вашу компанию, он задает множество вопросов, на которые вы должны давать четкие ответы.

Третий этап.

Заказчик желает ознакомиться с тем местом, где будет проводиться мероприятие. Необходимо договорится с заказчиком о месте встречи, и разработать план посещения, данный мест. Перед тем, как ехать с заказчиком, менеджер обязан самостоятельно посетить данные места, уточнить все плюсы и минусы, подготовиться к встречи, обладая полной информацией. На данном этапе, очень многое зависит от самого менеджера, на сколько он будет компетентен в своем деле. Менеджер обязан быть корректным во всех вопросах, для того, чтобы провести положительное впечатление, чтобы у заказчика не осталось сомнений на счет профессионализма менеджера и компании, которую он представляет.

Четвертый этап. Заключение договора

Заказчик выбрал Вашу компанию. У каждой компании есть свой типичный договор, учитывая пожелания заказчика. Вы предоставляете данный договор Заказчику для ознакомления.

Для более детальной информации см. нашу предыдущую статью, в которой мы более детально описали момент подготовки договора.

Желаем Вам удачи с клиентами и творческих успехов.