Пресс-конференции созываются, если у журналистов возникло к вам много вопросов, в преддверии (чтобы объявить о начале) или окончании (чтобы подвести итоги) какого-либо мероприятия (события). Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия вашей организации с журналистами, так как они получают информацию из первых рук. Как правило, на пресс-конференции участвуют руководство или люди максимально компетентные в вопросе, освещаемом на пресс-конференции.
Определяя дату и время пресс-конференции необходимо учитывать время выхода газет.
Еженедельники, как правило, выходят во второй половине недели, поэтому пресс-конференцию лучше проводить в понедельник или во вторник (эти дни не так сильно перегружены другими событиями). Также надо учитывать мероприятия, проводимые органами власти или другими неравноценными вам организациями, чтобы эти события не накладывались друг на друга, иначе велика вероятность. Что предпочтут что-то более важное. Самый худший день для проведения пресс-конференции – это пятница. Очень хорошо, с точки зрения наплыва журналистов, они пройдут в субботу – день, так называемого, «информационного голода».

Чтобы подготовить пресс-конференцию необходимо:

• определить тематику и состав участников пресс-конференции.
• подготовить ведущего.
• решить, кто будет выступать (не более двух – трех выступающих)
• выбрать помещение, желательно в центре города, повесьте таблички, указывающие как пройти в здании к месту пресс-конференции, если зал расположен далеко от входа.
• определить круг СМИ, приглашенных на пресс-конференцию.
• подготовить пресс-релиз.
• разослать факсы, e-mail в СМИ.
• накануне обзвонить СМИ и спросить кто точно будет присутствовать.
• подготовить зал для П-К (микрофоны, стаканы, минеральная вода, ваза для цветов, удлинители для розеток).
• продумайте возможность демонстрации слайдов
• встретить журналистов, вручить пресс-пакет.
• представить участников П-К.
• по окончании выступления участников П-К, осведомится на счет вопросов у журналистов, если возникнет заминка.
• поблагодарить всех присутствующих за внимание и закончить П-К.
• по возможности организовать кофе-брейк, бутерброды.

В пресс-релизах, оповещающих о пресс-конференции необходимо указать:

• место, время и дату проведения
• круг тех вопросов, которые будут освещены на пресс-конференции, не раскрывая их сути
• контактный телефон, по которому можно выяснить дополнительную информацию.

Пресс-релизы лучше разослать за 4 – 5 дней до пресс-конференции.
На пресс-конференции должно выступать не более трех человек, не считая пресс-секретаря. Каждый из них должен объяснять только свой, заранее определенный круг вопросов, чтобы не допустить повторов. Желательно прописать в тезисной форме кто и что будет говорить и в каком порядке, чтобы выстроилась логическая цепочка. А также заранее прописать ответы на предполагающиеся каверзные вопросы, обдумать,как можно обойти «острые углы». Оптимальная продолжительность пресс-конференции 30-40 минут.
Пресс-секретарь должен вначале представить участников и когда все они выскажутся предложить журналистам задавать вопросы. Пресс-секретарь должен следить за тем, чтобы не было «гнетущей» тишины, если возникнет заминка в разговоре, заполнить паузу.

Что необходимо приготовить для пресс-конференции:

• раздаточный материал – это дополнительная информация, статистические данные, цитаты.
• таблички с именами и названиями должностей выступающих.
• в зале, где проводится пресс-конференция лучше повесить плакаты с символикой РСМ, чтобы это попало в кадр.
• За сто для регистрации должен сидеть человек, который встречает всех журналистов, вручает им весь раздаточный материал и записывает все сведения.
• бланк для регистрации журналистов должен содержать графы: наименование СМИ, Ф.И.О. и контактный телефон пришедшего журналиста, время выхода материала.

По окончании пресс-конференции можно еще раз напомнить свои контактные телефоны, так как у СМИ могут возникнуть вопросы.
Что делать, если невзирая на все рекомендации, которые мы здесь дали «с ученым видом знатока» на пресс-конференцию по случаю какого-либо события пришли два – три журналиста вместо двадцати запланированных? Есть способ избежать насмешек, если вы придумаете срочный повод сократить пресс-конференцию до размеров брифинга. Не надо усаживать журналистов за столы, приготовленные на двадцать человек. Если пресс-конференция планировалась в перерыве какого-либо мероприятия, то просто подводите журналистов одного за другим к первым лицам, интервью с которыми может заинтересовать прессу. Якобы стихийные, а на самом деле спланированные, экспресс-интервью, смогут вывести вас из неловкого положения.